Creatività o efficienza? Dover scegliere tra una e l’altra è un falso problema. Perché nei ristoranti che funzionano i due aspetti vanno di pari passo. La creatività è quella che dà vita a una cucina eclettica; se è sana (e non fine a se stessa) produrrà una cucina che sarà anche economicamente sostenibile. Poi subentra l’organizzazione, che spesso fa la differenza tra guadagnare soldi (grazie a una buona organizzazione) o perderli. «Standardizzare i processi operativi è fondamentale - afferma Giacomo Belotti, esperto di food&beverage management di Gp.Studios -: si tratta di definire dei modi di lavorare che siano facili da capire e da attuare, per garantire che i piatti e il servizio siano sempre allo stesso livello qualitativo e che il lavoro quotidiano si svolga con la massima fluidità».
La prima attività da standardizzare è la preparazione dei piatti. «L’ideale - spiega Belotti - è creare una scheda per ogni ricetta, che conterrà gli ingredienti esatti, il modo in cui va preparata, i tempi di cottura, la foto di come va impiattata e servita; andranno spiegate le azioni più complesse ed evidenziati gli elementi a cui prestare maggiore attenzione. Naturalmente sarà esplicitato il food cost». Conoscere la redditività di ogni ricetta, oltre che i tempi di preparazione, è fondamentale per una gestione più consapevole delle vendite.
Il secondo ambito in cui introdurre delle procedure standard è il magazzino: «L’inventario è considerata un’attività da cui fuggire - dice Belotti -. Risultato: si fa una volta l’anno. In realtà andrebbe fatto ogni due settimane, o almeno mensilmente, e affidato a un responsabile. Occorre fissare i quantitativi minimi da tenere in magazzino per ogni materia prima e analizzarne l’indice di rotazione. L’ideale è collegare il gestionale al magazzino in modo che, per ogni piatto ordinato, venga in automatico aggiornato l’inventario. In questo modo abbiamo già una base di partenza che ci facilita il controllo del magazzino».
La standardizzazione dei processi deve coinvolgere anche la sala: «Qui lo strumento ideale è il manuale operativo, una guida che definisce la sequenza delle azioni routinare: dalla preparazione della sala, alla mise en place, all’organizzazione dei flussi di lavoro».
Un altro aspetto spesso non sempre tenuto in adeguata considerazione è il controllo di gestione: «Il nostro consiglio - spiega Belotti - è di tenere monitorati due rapporti chiave, i cui andamenti andrebbero verificati almeno ogni due mesi. Il primo è l’incidenza della manodopera sul fatturato, che dovrebbe essere del 35-40%. Il secondo è il rapporto tra costo delle materie prime e fatturato; il suo valore varia a seconda del tipo di locale, ma dovrebbe essere compreso tra il 28 e il 32%. Per arrivare a questo risultato senza toccare la qualità delle materie prime occorre standardizzare i processi in cucina in modo da ridurre gli sprechi e utilizzare il più possibile gli scarti».
