Se il bancone e la cucina sono il cuore pulsante, rispettivamente del bar e dell’offerta food, il punto cassa ne è senza dubbio il cervello. È infatti la cassa il fulcro del processo di digitalizzazione che sta trasformando in profondità, e in meglio, l’intera gestione dei locali.
A favorire questa evoluzione sono stati diversi fattori: da un lato le prescrizioni legislative, come l’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi e quello di accettare i pagamenti digitali, tra l’altro sempre più amati dagli italiani; dall’altro, la pandemia, che ha spinto i gestori a familiarizzare con soluzioni come i menu digitali, le ordinazioni via app e i sistemi per la gestione del delivery. Un processo che ha mandato in pensione il vecchio registratore di cassa analogico, sostituito da piattaforme evolute dove il sistema di cassa si arricchisce di funzionalità gestionali.
Così, da semplice terminale per battere scontrini, il punto cassa diventa sempre più un centro operativo intelligente che controlla e ottimizza tutti i processi del locale, dai pagamenti alle attività contabili, dalla gestione delle comande al magazzino, dalle prenotazioni alla gestione della sala, fino al monitoraggio e all’analisi approfondita del business per trarre informazioni strategiche per migliorare le performance dell’attività.
Migliorare il lavoro
«Un buon sistema di cassa e gestione deve fare tre cose fondamentali. Prima di tutto, deve permettere di lavorare serenamente e con velocità, anche nei momenti di massimo caos - spiega Lorenzo Ferrari, fondatore di RistoratoreTop, agenzia di consulenza e formazione per imprenditori della ristorazione -. Un click in meno per ogni ordine e per ogni scontrino significa decine di migliaia di click risparmiati in un anno: letteralmente giornate di lavoro in meno». La seconda funzione chiave è la produzione e gestione intelligente dei dati.
«Ogni operazione effettuata, dal palmare in sala alla cassa, dev’essere tracciata e archiviata - spiega Ferrari -. Serve a costruire una base dati utile per analizzare cosa funziona e cosa no: piatti più venduti, orari di punta, marginalità, performance del personale. Decisioni più consapevoli si prendono solo con dati oggettivi». Infine, semplificare la gestione, non complicarla. «Magazzino, ordini, fatture, consegne: tutto dev’essere integrato. Se non fa risparmiare tempo o guadagnare di più, allora è solo un registratore di cassa con qualche bottone in più», spiega l’esperto.
I criteri guida
Cinque i criteri fondamentali che devono guidare la scelta della soluzione secondo Ferrari. «È preferibile optare per soluzioni in cloud, perché garantiscono maggiore sicurezza, aggiornamenti continui, accessibilità da remoto con qualsiasi device e, in ultima analisi, risultano anche più economiche - prosegue l’esperto -. Importante è l’affidabilità tecnica abbinata a un’assistenza tempestiva, perché in caso di problemi non si può bloccare l’attività e far attendere i clienti per ore».
Altro must è la semplicità d’uso, soprattutto per un settore, come il fuori casa, dove il turnover del personale è alto. «Serve qualcosa che si impari in dieci minuti - spiega l’esperto -. Meglio una piattaforma meno completa, ma intuitiva, piuttosto che un sistema che “fa tutto”, ma richiede ore di formazione». Inoltre, il sistema deve avere una filosofia di sviluppo “aperta”, che permetta il dialogo e l’integrazione con eventuali altri strumenti, come soluzioni di prenotazione on line, piattaforme di delivery, e assicurare fluidità, accessibilità e facilità di esportazione dei dati.
A ciascuna attività la giusta soluzione
Nel variegato mondo del fuori casa, però, non tutte le attività hanno le stesse esigenze, né sono pronte a investire in una piattaforma gestionale completa. In quest’ottica, Dtr Italy ha sviluppato hAPPy, un’app che potenzia il registratore di cassa telematico, rendendolo smart e pilotabile da smartphone o tablet.
«Funziona con tutti i nostri registratori e offre funzionalità digitali essenziali in modo semplice e immediato, abbattendo le barriere legate a costi e formazione - spiega Simone Lolli, responsabile commerciale dell’azienda -. Si possono emettere scontrini e fatture elettroniche e inviarli al cliente tramite Qr code o e-mail, consente lo scambio automatico dell’importo tra cassa e Pos, riducendo errori e velocizzando le operazioni, permette di creare anagrafiche dei clienti, di generare report sulle vendite». Per chi invece ha bisogno di una piattaforma completa e avanzata, Dtr Italy propone Moito Iot, gestionale modulare e scalabile, pensato per adattarsi alla crescita del business.
Piccoli spazi
Un registratore telematico smart, dal design elegante e compatto, progettato per adattarsi anche agli spazi più ridotti, è la nuova proposta di Rch per digitalizzare i locali con semplicità ed efficienza.
«Ape 3 è un dispositivo con sistema operativo Android che integra stampante termica, monitor touch da 10’’ e display cliente da 4” con tecnologia Nfc per l’accettazione diretta dei pagamenti contactless, senza bisogno di terminale Pos esterno - spiega Nicola Cassoli, chief marketing & commercial officer di Rch -. Ulteriore plus è che può integrarsi con Ats 3.0 Ristorazione, il nostro gestionale cloud, intuitivo e modulare, completo di tutte le funzioni per l’attività quotidiana di un bar o ristorante: dall’organizzazione dei tavoli e delle comande alla creazione di anagrafiche clienti, dalla generazione di report dettagliati all’analisi dei dati di vendita».
Tutto in uno
La formula all-in-one, che include hardware (touch da 16”, stampante fiscale, cassetto, lettore barcode), software gestionale, app comande, servizi e portale cloud, è uno dei tratti distintivi di EasyCassa, il sistema di cassa Mooney disponibile nelle versioni Premium e Smart.
«Offriamo una soluzione evoluta ma accessibile, sia nell’uso sia nei costi, che non solo semplifica il lavoro, ma genera valore: con l’analisi dati in cloud è possibile monitorare vendite, incassi, prodotti più richiesti e orari di picco su diversi archi temporali, per ottimizzare le performance - spiega Mattia Busu, head of EasyCassa Business Unit di Mooney -. Altro fiore all’occhiello sono i servizi inclusi, quali assistenza telefonica e in loco, formazione, installazione, garanzia estesa, verifiche fiscali periodiche e aggiornamenti del software, in caso di nuovi obblighi di legge o nuove funzioni. Quest’anno, per esempio, abbiamo rilasciato delle funzionalità per la gestione avanzata e in autonomia degli ordini per asporto e delivery».
Anche da remoto
Cassa in Cloud è la piattaforma cloud-native e multidevice di TeamSystem che consente di gestire il locale da tablet, smartphone o Pc e controllare da remoto ogni attività. «È una soluzione completa e intuitiva, adatta anche a chi ha poca familiarità con gli strumenti digitali - spiega Enrico Causero, general manager micro solutions & international di TeamSystem -. Tra le funzioni più apprezzate: la gestione magazzino, l’analisi vendite, l’integrazione con Ts Pay per accettare pagamenti digitali anche senza Pos fisico, e gli strumenti per migliorare l’esperienza cliente, come i Totem per ordini e pagamenti autonomi e la Self Order App, che permette di ordinare da smartphone».
Tra le novità c’è Ts Wallet, portafoglio digitale con cui il cliente carica credito in un locale e lo utilizza anche in altri affiliati, pensato per facilitare i pagamenti e aumentare la fidelizzazione: «E abbiamo anche aggiornato la Self Order App con prenotazione tavoli e traduzione multilingua».
Una piattaforma per tutto
Nella ricca gamma di soluzioni di Gruppo Dylog per ottimizzare l’operatività dei locali spicca Bacco, il gestionale completo e integrato che consente di gestire da un’unica piattaforma, anche in mobilità, tutte le aree del locale: sala, cucina, magazzino, asporto, delivery.
«I gestori cercano strumenti intuitivi, efficienti e integrati, che semplifichino il lavoro quotidiano e migliorino l’esperienza del cliente - spiega Giovanni Donnadio, director retail & restaurant solutions Gruppo Dylog -. Tutto il lavoro di sviluppo è finalizzato a rispondere sempre meglio a queste esigenze. Stiamo rafforzando e ampliando le funzionalità e le integrazioni, in particolare le app per la gestione ordini, per rendere più fluida l’esperienza del cliente e ottimizzare il processo di ordinazione e pagamento. Un altro focus è il potenziamento dell’analisi dei dati con il rinnovo grafico delle statistiche in app per un controllo avanzato e immediato delle performance dell’attività». ≈
