Standardizzare i processi, via maestra per risparmiare

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Il migliore amico dei ristoratori? Un bel manuale operativo: un mese e mezzo di lavoro per produrre una cinquantina di pagine che permettono di risparmiare fino al 40% dei propri costi. Ne è convinto Giacomo Pini, fondatore di Gp.Studios, società di consulenza per la ristorazione che ha fatto del processo di costruzione del manuale uno dei suoi cavalli di battaglia: «Il concetto è semplice: mettendo nero su bianco in modo dettagliato come deve funzionare una macchina complessa come un ristorante permette di alzare gli standard di servizio, rendendoli costanti nel tempo, ma soprattutto di ottimizzare i tempi e liberarsi da una serie di incombenze che assorbono tempo ed energie senza portare nessun frutto».

Dalla fotografia agli standard

La parola magica è standardizzazione: «Si tratta di pensare a come dovrebbe funzionare la giornata tipo ideale del ristorante in tutti i suoi elementi e di trasformare queste idee in un manuale operativo che guidi l’azione di tutti i componenti dello staff indicando con precisione chi fa cosa e come va fatto - spiega Pini -. Il punto di partenza non può che essere la fotografia dell’esistente: chiedersi cosa si sta facendo, chi lo fa, come lo fa. E verificare se tutto questo è utile e funzionale. L’obiettivo non è tagliare i costi, ma fare solo quello che serve. Per ottenerlo occorre fissare delle regole, delle routine, riassumerle in un manuale operativo e poi, naturalmente, seguirle. Il risparmio è una conseguenza automatica da un lato dell’eliminazione di sprechi e perdite di tempo, dall’altro del fatto che si libera la mente e si ha più tempo da dedicare agli aspetti chiave dell’attività».

Le quattro aree del manuale operativo

Quattro le aree principali attorno alle quali costruire il manuale operativo del ristorante: le modalità di servizio al cliente, approvvigionamenti e organizzazione del lavoro in cucina, regole per la produzione dei piatti e procedure di scambio di informazioni e di verifica.
«Quest'ultimo è un elemento chiave - sottolinea Pini -, perché non sono pochi i ristoranti che non fanno i conti con attenzione. Con il risultato che, quando compaiono dei problemi, spesso non si ha la minima idea di dove andare a mettere le mani per risolverli».

Una delle resistenze più forti all’idea di codificare tutto in un manuale è il pensiero che così facendo si finisca con il limitare il proprio estro e gli aspetti creativi e caratterizzanti della propria attività: «Invece è esattamente il contrario - spiega Pini -. Quello che si limita davvero sono duplicazioni, rifacimenti ed errori. Codificando gli aspetti distintivi del proprio ristorante si finisce per dar loro più attenzione, più importanza e più risalto».

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